La automatización de procesos, el pilar para afrontar la transformación digital

La automatización de procesos, el pilar para afrontar la transformación digital

Noticia de Tickelia publicada en El Mundo Empresarial.

Según la Asociación Española de Economía Digital, únicamente 3 de cada 100 trabajadores españoles están formándose en cuestiones de digitalización.

Muchos apuntan que la transformación digital es la cuarta Revolución Industrial, ya que las empresas que no se transformen digitalmente acabarán desapareciendo. No obstante, debemos ser conscientes de que con la llegada del Cloud, el Big Data o el Internet de las Cosas se debe regular los problemas de privacidad.

España se encuentra en la media Europea en cuanto a digitalización se refiere, pero debido a la fragmentación del tejido empresarial de nuestro país, el proceso de transformación se complica diariamente. Transformar digitalmente a una organización es complicado, aunque las nuevas tecnologías faciliten el proceso.

Todo apunta a que la transformación digital equivale a un cambio social, y se ha comentado que esta digitalización podría ser la cuarta Revolución Industrial. La democratización de la tecnología es un hecho innegable y esencial para que el cambio sea efectivo en todos los sectores empresariales, y si las empresas no se suben al tren se quedaran atrás.

Las organizaciones tienen la necesidad de transformarse digitalmente para que sus negocios despeguen en un mundo cada vez más tecnológico y competitivo. Por eso, la transformación digital no es un hecho, es una realidad.

Para muchas empresas es algo que piensan que vendrá en un futuro muy, pero que muy lejano. Pero no, de hecho, es una realidad y está sucediendo en la actualidad. Por ello, los empleados deberían estar equipados con las herramientas y recursos adecuados de trabajo para la era digital. Sin embargo, las estadísticas dicen todo lo contrario, y es que según la Asociación Española de Economía Digital, únicamente 3 de cada 100 trabajadores españoles están formándose en cuestiones de digitalización.

Las empresas que retrasen el aprendizaje de sus trabajadores con las herramientas tecnológicas experimentaran un impacto negativo y directo en su productividad y eficiencia laboral. Por eso, las compañías que estén preparadas les afectarán positivamente en el mercado laboral con una mayor automatización y cantidades masivas de datos empresariales gestionados. Y es que actualmente, la automatización es la nueva medicina para el negocio digital.

Por ello, las empresas deben empezar a digitalizarse y automatizar la gestión de sus compañías para aumentar su eficiencia y rentabilidad en el mercado. Por eso, cualquier medida automatizada para reducir los costes de una empresa es bienvenida.

La automatización de procesos es algo inevitable en las empresas, y actualmente, uno de los grandes quebraderos de cabeza para las organizaciones es gestionar los gastos de empresa, especialmente en aquellas organizaciones en las que se haya definido límites en dietas, alojamiento, combustible, etc.

Muchas compañías dependen de que sus trabajadores viajen, su equipo comercial o directivo se reúna con clientes que se ubican en distintas regiones. Esto, a menudo, implica un proceso largo en la gestión de estos viajes, reserva de billetes, hoteles, kilometraje, comidas, etc.

Los trabajadores que realizan estos gastos esperan que la empresa se los reintegre lo antes posible. Por eso, una de las claves imprescindibles para el gestor de viajes es desarrollar políticas de reintegros de gastos que aseguren que los consumos de los trabajadores no sean excesivos y que los reintegros sean enviados a tiempo y de forma detallada.

En la actualidad, las empresas piden a los empleados que realicen un informe detallado de sus gastos donde el empleado debe adjuntar los recibos necesarios. Una vez realizados estos informes, que se hacen manualmente, se envían a un supervisor que debe aprobar los gastos antes de enviarlos al departamento de contabilidad. El periodo para enviar estos informes puede ser de entre 30 y 90 días después de que se haya realizado el gasto.

Actualmente existe una solución en el mercado, Tickelia, que incorpora un sistema automatizado para que los empleados puedan gestionar sus notas de gastos de una manera automatizada, dejando atrás el papel.

Esta aplicación móvil gestiona los gastos profesionales y permite deducir el IVA de los gastos en dietas y desplazamientos mediante la conversión de los tiques, facturas simplificadas, en facturas completas. Además, el software ha superado la auditoría de homologación por la Agencia Tributaria, permitiendo que los tiques fotografiados por esta aplicación móvil se conviertan en archivos electrónicos válidos legalmente y con los mismos efectos tributarios que los originales. De esta manera, Tickelia da la opción a que el cliente deseche el papel y se pueda deducir el 100% IVA.

Con esta herramienta, el gestor de viajes y el departamento de contabilidad disponen de un control total sobre cada uno de los pasos del proceso de gestión de gastos de los empleados.

Con esta solución la empresa puede fijar sus propias políticas de gastos de viajes y de reembolso, controlar los consumos de los trabajadores de una forma rápida, sencilla y automatizada.

Además, la comunicación interna de la empresa se convierte en directa, ya que el sistema de control de gastos y viajes está integrado también con las principales herramientas de reserva en línea. De esta manera, es posible configurar esta herramienta para garantizar el cumplimiento con las políticas de viaje de cada compañía, en relación con los costes y las reglas predefinidas del proveedor de estos sistemas de reservas de terceros. Por lo tanto, esto permitirá que la compañía economice en sus gastos de planificación de viajes y acelere los procesos de reserva.

En definitiva, esta herramienta puede agilizar el proceso de control de gastos de empresa reduciendo tiempos y costes laborales, y garantizando el cumplimiento de la política de empresa. Esto genera una estrategia para ayudar a controlar los gastos actuales y futuros de la empresa. Además, los trabajadores recuperan todos los gastos adelantados reduciendo molestias y aumentando así su satisfacción.

Con esta solución se ahorra tiempo, se mejoran procesos, se elimina papel y se gestiona todo el proceso desde una única plataforma enlazada al cualquier ERP. Asimismo, Tickelia es la única solución del mercado que realiza directamente la gestión en la recuperación del IVA de los gastos realizados, automatizando los procesos y acercado a la empresa en el proceso de la transformación digital.